Banques de temps et absences planifiées

La planification des absences est compliquée. La banque de temps est compliquée. Cette rubrique explique comment ils fonctionnent ensemble.

Banques de temps : SOLDE vs DISPONIBLE

Pour comprendre les banques de temps Umana, comparons-les à votre compte dans votre banque à charte.

Dans votre banque commerciale, vous effectuez des dépôts et des retraits, que vous pouvez consulter dans votre liste d'opérations détaillée. La somme de ces opérations constitue votre solde actuel.

Il en va de même pour Umana. Vous avez des dépôts (comme les droits annuels) et des retraits, et un solde qui est la somme de ces dépôts et retraits, plus votre solde d'ouverture au début de la période.

Étant donné qu'à Umana, les banques fonctionnent par année de référence, ce solde d'ouverture n'est que le solde reporté de l'année précédente.
NB pour les paiemaitres : Un dépôt bancaire généré par un calcul temporaire (non finalisé) de la paie n'affecte pas le solde de la banque de temps. Il n'affectera le solde que quand la période de paye est finalisé.

Dans votre banque commerciale, vous pouvez également voir un solde DISPONIBLE, qui est votre solde, moins les dépôts en attente ou les paiements planifiés futurs, et augmenté de votre marge de crédit.

Umana est de même. Vous avez un solde dans votre banque de temps, mais le temps DISPONIBLE peut être inférieur si vous avez des absences planifiées. Autrement dit, les absences planifiées d'Umana sont comme une retenue sur les fonds de votre banque commerciale.
Dans les banques de temps Umana, vous pouvez également avoir l'équivalent d'une marge de crédit. Elle n'apparaît pas dans le récapitulatif de la banque Umana, mais elle est utilisée pour déterminer si vous pouvez vous absenter.

Une autre métaphore du monde réel est la limite de crédit de votre carte VISA : Vous pouvez effectuer un achat sur la carte et dépasser votre limite, parce qu'il faut du temps pour que les frais (traités par la chambre de compensation VISA) soient transmis à votre banque. Et les données de la chambre de compensation ne sont pas mises à jour en temps réel.

Le temps passe

Au fur et à mesure que le temps passe et que les transactions sont traitées par le système, votre dépôt n'est plus bloqué et les fonds deviennent disponibles. Une fois qu'un paiement futur planifié est effectué, il apparaît dans vos transactions et réduit votre solde, mais il n'est plus retenu.

Il en va de même pour Umana. Une fois que vous avez pris l'absence que vous aviez planifiée, elle n'est plus planifiée, mais devient une transaction sur votre compte bancaire.

Oups ! Que se passe-t-il si le chèque n'est pas encaissé ou si vous annulez l'action future ? Cette situation existe aussi à Umana, mais ce n'est pas tout à fait la même chose. Lire la suite.

Quand une absence prévue n'est plus prévue

Tout le monde change ses plans. Il se peut que nous ne partions pas en vacances mais que nous travaillions ce jour-là, ou que nous prenions un congé de maladie à la place.

Umana doit s'en rendre compte. Pourtant, en tant que personnes normales, les employés ne sont pas enclins à revenir en arrière et à mettre à jour les plans passés en fonction de la réalité d'aujourd'hui.

Umana applique donc cette règle simple: Dès que vous entrez quelque chose dans votre feuille de temps pour un jour donné, la feuille de temps devient l'enregistrement officiel pour ce jour - tous les plans sont annulés. .

Lorsque vous saisissez du temps pour une journée, avant de terminer, vous pouvez voir des soldes bancaires incomplets.

Voici quelques cas

Si vous prenez l'absence — le même code d'absence que celui planifié pour ce jour — l'absence est maintenant déduite de votre solde bancaire. L'absence planifiée est ignorée, ce qui la retire du total planifié pour cette banque (comme si vous supprimiez la retenue). Le total disponible résultant devrait être le même.
Si vous entrez un autre type d'absence (peut-être d'une autre banque de temps), Umana traite l'absence prise à partir de cette autre banque, en réduisant le solde de cette autre banque. L'absence planifiée d'origine est alores ignorée.
Si vous entrez du temps travaillé Umana sait que vous ne prenez pas l'absence ce jour-là, et encore une fois Umana ignore l'absence planifiée.

En d'autres termes, le temps saisi dans la feuille de temps (ou transmis à la paie par un autre processus) est traité comme ce qui s'est réellement passé, et le plan pour la journée est ignoré.

Timing

Réfléchissons à quelques "cas limites".

Que devrait faire Umana avec une absence planifiée pour le mois passé ?

C'est trop loin dans le temps ; vous auriez déjà dû saisir quelque chose dans votre feuille de temps pour cette date. Si vous ne l'avez pas fait, Umana ignore toujours l'absence.
Et d'une absence prévue pour l'an prochain ?

Par an prochain, nous entendons l'année de référence bancaire suivante. Planifier une absence pour l'an prochain ne devrait pas vous pénaliser cette année, car l'an prochain, vous aurez de nouveaux droits d'absence et votre banque sera probablement renflouée de nouveau. Ainsi, pour le calcul des absences planifiées (réduisant alors le solde disponible), les absences planifiées pour l'année prochaine sont ignorées (jusqu'à ce que nous y arrivions).
Qu'en est-il d'une absence que j'ai prise il y a quelques jours, mais que je n'ai pas encore saisie dans ma feuille de temps ?

Umana n'a pas grand choix. Il s'agit d'un passé récent (la semaine en cours environ), donc Umana suppose que le plan est toujours valable — jusqu'à ce que vous remplissiez votre feuille de temps et que vous le confirmiez ou l'infirmiez.