Cette rubrique est destinée aux administrateurs système.

Saisie des heures travaillées

Sur la feuille de temps web Umana, un employé peut entrer du temps travaillé...

• à partir du panneau AUJOURD'HUI (cliquez sur le bouton vert COMMENCER TRAVAIL), ou
• à partir du panneau JOUR (choisissez la date, cliquez sur le bouton (+) et sélectionnez AJOUTER LE TEMPS TRAVAILLE).

Après avoir lancé le processus, une boîte de dialogue s'ouvre pour obtenir plus d'informations.

Ces informations comprennent les heures, ainsi que diverses questions (champs) sur ce que l'employé a fait.

• Dans le panneau AUJOURD'HUI, la boîte demande Qu'allez-vous faire? lorsqu'il commence à travailler, et Qu'avez-vous fait? lorsqu'il a terminé (ou entamé une pause).
• Dans le panneau JOUR, les heures de début et de fin sont saisies en une seule fois et la question "Qu'avez-vous fait ?

Configuration des questions

Tout d'abord, vous devez configurer lesquels de ces champs doivent être affichés sur le web.

• Pour ce faire, dans l'application de bureau, allez à : Admin > Options > Timesheet > Fields-to-capture-on-the web.

Ensuite, pour chaque champ, vous configurez les codes (choix) disponibles.

• Pour chaque champ, dans l'application bureau, allez dans Admin > Tables > [nom de la table].

Champs saisis

Les informations supplémentaires (champs) demandées sont configurées dans les Champs à capturer dans la configuration.

Voici les champs disponibles pour la capture des heures travaillées. Les choix (codes) disponibles pour chaque champ proviennent de la table de référence correspondante.

• Code de paie : Table TIMEOPT
• Fonction (job) : table JOB
• Service dans lequel on a travaillé : Table ENTITY1
• Projet sur lequel on a travaillé : Table PROJET
• Equipement utilisé : Table EQUIP
• Motif de la rémunération : table PAYREAS
• Lieu de travail : table LOCN
• Coordinateur (superviseur) travaillant pour

Pour certaines tables, vous pouvez spécifier quels codes sont affichés, et parfois spécifier seulement qui peut voir le code.

Lorsqu'un employé n'a pas de choix possible pour un champ, celui-ci n'est pas affiché du tout. Par exemple, les employés qui ne travaillent pas sur des projets ne seront pas invités à remplir un code de projet.

Code de paie (table TIMEOPT)

Il se peut que vous ne souhaitiez pas laisser l'employé choisir le code de paie.

Dans ce cas, il suffit d'exclure le champ TIMEOPT de la liste des champs disponibles. Le code de paie par défaut pour les heures normales sera alors utilisé (Admin > Options). Votre processus de signature ou de comptabilisation des feuilles de temps peut convertir les heures normales en heures supplémentaires en fonction de vos règles.

Pour configurer les codes de paie disponibles, allez dans Admin > Tables > TIMEOPT > Additional Info.

• L'option Filtre de feuille de temps (cliquez sur le bouton [...] pour plus de détails) spécifie à quels employés / fonctions (jobs) / services le code de paie s'applique.
• Le champ Timesheet col (cliquez sur le bouton [...]) offre un ensemble d'options à choix multiples qui s'appliquent à ce code de paie.
  La lettre W indique à Umana de l'afficher sur la feuille de temps web (dans une liste déroulante).

Les fonctions (job) et la table JOB

Sur la feuille de temps web, l'employé saisit d'abord la fonction (job) effectuée juste après le code salarial.

• La fonction (job) effectuée, par le biais de son filtre dans la table JOB, affecte les choix disponibles dans les champs suivants (service / lieu / etc.). En général, si la fonction n'a pas de filtre sur département / lieu / etc, cela signifie que la fonction s'applique à n'importe quel département / lieu / etc. ( L'inverse est vrai pour les primes !)

Liste de fonctions (job)

• La première fonction de la liste déroulante web est soit la fonction planifiée pour l'employé ce jour-là, soit sa fonction habituelle (home job).

• Les fonctions suivantes sur la liste sont basées sur ses compétences et ses chapeaux portés.

• D'autres fonctions (jobs) peuvent être affichées par la suite. Les fonctions (job) disponibles seront limitées (filtrées selon les règles de la table JOB) en fonction du statut/syndicat/département/etc. de l'employé.

  L'affichage ou non des autres fonctions dépend de l'option de configuration Utilisateur peut choisir n'importe quelle fonction, mentionnée ci-dessus.

Projets

Toutes les entreprises n'utilisent pas de projets.

Si c'est le cas, votre table de projets peut être personnalisée. Il se peut que vous deviez personnaliser l'interface web pour trouver les champs de filtre et de date appropriés.

Si aucun projet ne s'applique à la fonction ou au service d'un employé, le champ du projet ne sera pas affiché. (C'est le contraire de ce qui se passe avec les autres filtres de champ).

Pour un projet filtré par JOB ou DEPT, Umana web applique le filtre à la fonction (job) ou au service où l'employé travaille - et non à la fonction (job) ou au service habituel de l'employé.