Absences et jours fériés

Cette rubrique est destinée aux administrateurs système.

Absences

Les absences ont leurs propres particularités.

Lire les [Jours fériés](#Jours fériés) ci-dessous
Certaines absences, comme les vacances, nécessitent une autorisation préalable.
Certaines absences, comme les vacances et les congés de maladie, sont prises sur la [banque de temps] de l'employé(VFPS://Topic/_6KW1BC65J).
Les congés de maladie peuvent être planifiés ou imprévus.

Saisie des absences

Un utilisateur saisit des absences dans le panneau AUJOURD'HUI en cliquant sur le bouton bleu ABSENCE, ou dans le panneau JOURD'HUI en cliquant sur le bouton (+) et en sélectionnant Ajouter une absence.

Une boîte de dialogue s'ouvre alors pour permettre à l'utilisateur de choisir le code d'absence, de sélectionner une raison et d'ajouter une note.

Seuls les codes d'absence disponibles pour l'utilisateur sont affichés.
Un code d'absence préapprouvé pour cette date s'affichera comme choix par défaut.
Si l'absence provient d'une banque de temps, le solde disponible de l'employé est affiché et peut être développé pour plus de détails.

Absences planifiées cette semaine

En début de semaine, si l'employé a des absences prévues, une boîte de dialogue peut être affichée avec les dates, pour permettre à l'employé de les confirmer à l'avance. L'affichage de cette boîte de dialogue est facultatif : voir configuration.

Une fois qu'une absence est prise, ou que des heures travaillées sont saisies à la date d'une absence planifiée, l'absence n'est plus considérée comme planifiée pour cette date.

En d'autres termes, cette date est traitée comme étant soit prise, soit annulée, et n'est plus incluse dans le total futurement planifié pour la banque de temps - même si elle fait partie d'une demande d'absence à plusieurs dates.

Codes d'absence (table ABSENCE)

Les codes d'absence (pay-codes) disponibles sont des entrées dans la table ABSENCE, configurable dans l'application bureau Umana (Administration > Tables > Absence).

Toutes les entrées de la table ABSENCE ne seront pas disponibles pour un employé. Voici comment contrôler celles qui le sont :

Seuls les employés correspondant à la sélection dans le filtre Timesheet verront ce code.
Seuls les codes d'absence comportant la lettre "W" dans les options de la Colonne feuille de temps sont disponibles sur le web.
Un code d'absence, associé à une banque de temps que l'employé n'a pas, ne sera pas disponible.
Si la lettre "V" apparaît dans les options Timesheet col, l'absence doit être approuvée au préalable. Si l'employé n'a pas d'absence préapprouvée à cette date, le code d'absence ne sera pas affiché.

Règles d'absence et validation

La feuille de temps Web connaît le solde des banques de temps de l'employé (de l'utilisateur), de sorte que la validation s'effectue directement dans le navigateur lorsque l'utilisateur tente de saisir une absence.

Les absences peuvent être soumises à d'autres règles, comme par exemple l'obligation de prendre l'absence comme une journée entière.

Ces règles sont conservées avec le code d'absence (tableau de référence ABSENCE). Si vous avez besoin de ces règles sur le plan de la banque de temps (PLANIFIÉ), il est possible de le faire avec une certaine personnalisation.

L'avantage de les placer sur le plan est que le même code d'absence peut avoir des règles différentes pour différents plans (et donc pour différents groupes d'employés). L'inconvénient est que cela ne fonctionne pas pour les absences qui ne sont pas liées à la banque.

Pour permettre encore plus de personnalisation et de flexibilité, la feuille de temps web Umana fait appel au serveur pour la validation de chaque absence introduite. Le serveur peut utiliser le même programme de validation que la feuille de temps.

Vous remarquerez que le bouton vert [OK] de la boîte de dialogue d'absence s'estompe pendant un moment pendant que le serveur valide l'absence, en répondant par un message OK ou un message d'erreur.

Jours fériés

Un jour férié est normalement une absence payée avec quelques règles supplémentaires. Mais pour les salariés qui travaillent le jour férié, ou les [temps partiels] (#partimers), il s'agit simplement d'un paiement (et non d'une absence).

Banque de congés

Certains employés peuvent disposer d'une banque de congés. Les banques de congés peuvent fonctionner de l'une des manières suivantes. (Il s'agit de choix exclusifs.)

Au début de l'année, l'employé reçoit un droit annuel (allocation) dans sa banque pour le nombre de jours de vacances de l'année.
Ou bien, lorsque l'employé travaille pendant ses vacances, celles-ci sont déposées dans sa banque pour être prises à une autre date.

Que peut-il se passer pendant les vacances ?

Lors d'un jour férié, un salarié peut

prendre son congé
Travailler ce jour-là et reporter le congé à un autre jour.
être payé pour le jour férié et travailler également ce jour-là (généralement au taux des heures supplémentaires).

Configurer ces possibilités

Ce qu'un employé peut faire pendant un jour férié dépend de la manière dont vous configurez l'entrée de la table HOLRULE qui s'applique à cet employé.

Les règles relatives aux congés sont désormais plus flexibles dans Umana grâce à la nouvelle table HOLRULE, qui vous permet de créer différents ensembles de règles, et même différents codes de rémunération, pour différents profils d'employés. (Configuré dans le bureau Umana : Administration > Tables > HOLRULE)

Les champs configurables dans la table HOLRULE sont les suivants

N'importe laquelle de ces options :

B = L'employé dispose d'une banque de vacances avec un droit annuel de tant de jours par an.
R = L'employé peut reporter ses vacances à une autre date.

Un code de paie pour un employé travaillant pendant ses vacances. Il sera probablement payé à temps et demi pour travailler pendant un jour férié, mais à temps normal si le jour férié est mis en banque.

Si ce code n'est pas rempli, un salarié ne peut pas travailler et être payé pour son jour férié le même jour. En revanche, il peut travailler et comptabiliser le jour férié ; les codes de rémunération habituels s'appliquent alors.
Un code de paie pour un salarié absent le jour de son congé.
Un code de paie pour un employé qui met ses vacances en banque (les dépose à la banque alors qu'il ne les prend pas). Ce code n'est pas utilisé pour le droit à la banque de congés annuels.

La liste des codes d'absence à choisir inclura le code d'un jour férié de la table HOLRULE applicable si...

Le jour est un jour férié planifié,
ou si l'option de contrôle de la feuille de temps du code d'absence inclut "W" (show on the web), ET si l'employé a une banque de congés non vide.

Si l'option de contrôle de la feuille de temps du code d'absence inclut également "V" (nécessite une autorisation préalable), l'employé doit également avoir un congé planifié ce jour-là (dans son planificateur d'absence).

Si aucun HOLRULE applicable n'est trouvé, le salarié est traité comme un employé à temps partiel (voir ci-dessous).

Employés à temps partiel et occasionnels

Afin d'être équitable envers les employés qui ne travaillent pas selon un planif régulier ou qui travaillent à temps partiel, la plupart des provinces ont des règles concernant le paiement des jours fériés dans ces cas.

Par exemple, le Québec applique la règle des 1/20 : Pour chaque jour férié, un salarié doit être payé au moins 1/20 de ce qu'il a gagné au cours des 4 dernières semaines. Cela correspond à ce que les salariés à temps plein reçoivent, parce qu'ils auraient travaillé 20 jours au cours des 4 dernières semaines.